Два верных способа обеспечить контроль выполнения задач

Контроль - всему головаЛюбой руководитель знает, что для того, чтобы задача была выполнена, совершенно недостаточно просто о ней сообщить сотруднику. Необходимо задачу как можно более чётко сформулировать, описать требуемый результат, желательно упомянуть зачем, кому и почему всё это надо, определить сроки и, самое главное — обеспечить контроль.

Раньше я думал, что контроль важен только для тех сотрудников, которых можно условно отнести к исполнителям. То есть тех, у кого нет своих подчинённых, и чей круг задач ограничен известным словосочетанием «manage self». Например, когда я руководил технической поддержкой, то вопрос необходимости контроля даже не поднимался — необходимость была очевидна. Не менее очевидны были применяемые инструменты, как то: учёт всех заявок и обращений, инцидентов, графиков профилактических работ, посещения территориальных отделений компании и подобного.

Sorry boss!

Sorry boss!

Потом жизнь научила, что нужен контроль не только исполнителей, но и менеджеров. Даже не так: упомянутая жизнь с помощью множества наглядных примеров показала, что совершенно неважно — исполнитель или менеджер, «manage self» или «manage others» или даже «manage managers». Поставленная задача может не быть выполнена (совсем, или в срок, или с нужным результатом) по множеству причин: сотрудник о ней забыл, или забыл поручить своему подчинённому, или не счёл важной, или вообще иначе понимает слово «приоритет»...

Получается, что контроль необходим.

Вот, к примеру, что говорит в своём свежем интервью новый глава АВТОВАЗа Бу Андерссон (удивительный и очень интересный человек, кстати!):

«Каждое утро в 7 утра я со всеми топ-менеджерами провожу рабочее совещание на конвейере и жестко контролирую три показателя: объем производства (дневной план и факт), качество и себестоимость».

Или:

«Каждый день в 7 часов вечера я сажусь с четырьмя топ-менеджерами и начинаю изучать их отчеты».

И ещё:

«На АВТОВАЗе у меня пять главных задач. ... Пятое, что мне необходимо делать, — контролировать выполнение всех задач. И здесь необходим контроль в десятки раз сильнее, чем в США. Неуважительно ставить перед людьми задачи и не контролировать их выполнение».

И, наконец:

«В сентябре следующего года мы запускаем Lada Vesta. ... Главное — чтобы мы не опоздали с запуском ее производства. Именно поэтому, начиная с этого понедельника, я проверяю состояние проекта ежедневно. Опаздывают не поздно, опаздывать начинают всегда рано».

Заметьте, это всё было сказано в ходе одного-единственного интервью, совершенно на другую тему. Просто топ-менеджер с хорошим образованием и серьёзным опытом поработал в России. Он знает, о чём говорит.

Итак, если контроль настолько важен, то как его обеспечить минимальными усилиями? Я знаю два способа, оба реально работают.

1. Используйте удобную и простую систему учёта и отслеживания всех важных задач

Удивительно, как много идей, инициатив, полезных поручений и заданий пропадает надолго, а то и навсегда, только потому, что они нигде не записаны. Или записаны на клочке бумаги, который потерялся через пять минут. Или записаны в середине толстого делового блокнота в кожаном переплёте, на странице, которую никогда больше не откроют.

Я пробовал вести задачи и поручения в текстовых файлах. А ещё в Excel. В Outlook. В Evernote. В специализированных программах вроде Basecamp, Asana, DoIt и подобных. Нигде не нашёл я идеала. Нет его.

Поэтому я использую самописную, а потому очень простую программу для учёта задач и поручений. Она выглядит вот так:

Учёт задач и поручений

Мы ввели практику все принятые решения на всех совещаниях руководителей компании оформлять простыми протоколами со списком задач. С ответственными и сроками. Больше в небольшой компании ничего особо и не требуется, нечего бюрократию разводить. Но такой минимум является необходимым.

2. Расставьте по календарю контрольные точки, которые нельзя пропустить ни при каких условиях

  • Регулярные и заранее запланированные совещания (не обязательно очные, можно и скайпом всё обсудить).
  • Чётко зафиксированные в календаре отчётные встречи по итогам месяцев.
  • Контрольные обсуждения достижений отдельных сотрудников.
  • Еженедельные оперативки в заранее заданные даты (в идеале — в один и тот же день недели) для тех подразделений, где такой быстрый ритм оптимален.
  • Наоборот, ежеквартальные контрольные совещания по задачам и планам, которые носят среднесрочный характер.

В контрольных точках важно то, что а) они есть, б) они заранее назначены и привязаны к датам, в) их нельзя пропустить.

Внимательный читатель заметит, что вести список задач и расставить контрольные точки недостаточно, нужно ещё и кнут с пряником использовать. Это совершенно верная мысль, но она уже не про обеспечение контроля (law & order), а про обеспечение исполнения (law enforcement), и о ней мы поговорим как-нибудь в следующий раз.

PS.

Важное замечание: из вводной части этой заметки может сложиться впечатление, что контроль необходимо применять ко всем без исключения сотрудникам, так как каждый из них стремится поскорее забыть поставленные задачи. Это, конечно же, не так. Мне встречались очень ответственные сотрудники, которым можно буквально «сказать и забыть» — всё будет сделано, напоминаний не потребуется, результат будет в срок и ровно тот, что нужен. Такие сотрудники очень ценны, и усилий по контролю требуют минимальных.

 

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someone

CleverKPI Сбалансированная система управления информационными технологиями по KPI

Измерение и оценка эффективности ИТ-процессов, проектов и услуг.
 

Узнайте больше!

Комментарии и мнения

  1. Дмитрий Исайченко

    Это очень верно. Действительно, представленные здесь рекомендации в части организации оперативного контроля позволяют достигать значимых результатов.

    Однако, этого недостаточно. Например, потому, что сотрудник, перегруженный в течение длительного времени, не может быть 100%-ным исполнителем. Даже очень ответственный сотрудник. Даже при очень плотном контроле. Поэтому к этим рекомендациям, на мой взгляд, необходимо добавить еще два слагаемых успеха: 1) планирование общей загрузки персонала и 2) определение приоритетов в решении задач.

    Ну а про третье необходимое слагаемое — мотивацию — нам обещали поговорить в следующий раз 🙂

    0
    0
  2. Георгий

    Странно обобщать и делать выводы по интервью с человеком, который мало того, что работает с конвеерным производством, да еще руководит Ладой...

    Система учета задач может быть любой: простой, сложной, ручной, автоматизированной. Главное — результат. Все жалобы на систему — как правило отговорки. Все жалобы на людей неправильных — тем более отговорки. Каков поп, таков и приход, как говорится 🙂

    Про контрольные точки — тут 100% согласен, они нужны, но нужны в первую очередь руководителю, а не подчиненному — у того они могут быть свои собственные, нужные ему

    0
    0
    1. Олег Скрынник Автор

      Странно обобщать и делать выводы по интервью с человеком, который мало того, что работает с конвеерным производством, да еще руководит Ладой...

      Больше того, Ладой он руководит недавно, а раньше работал на ГАЗе 🙂

      Но я же не обобщаю с его слов, а привожу как пример.

      Система учета задач может быть любой: простой, сложной, ручной, автоматизированной. Главное — результат.

      А вот какой он, результат? Не общий результат контроля, а именно толк от системы учёта задач.

      Ещё интересно кто что использует в качестве такой системы. Правда интересно.

      Про контрольные точки — тут 100% согласен, они нужны, но нужны в первую очередь руководителю, а не подчиненному — у того они могут быть свои собственные, нужные ему

      Поддерживаю. Контролируемому зачастую внешний контроль только мешает.

      0
      0
      1. Георгий

        Теперь по делу:

        А вот какой он, результат? Не общий результат контроля, а именно толк от системы учёта задач

        Целью функционирования системы учета задач, по-моему, является минимизация рисков невыполнения задач вследствие:

        1.  "Человеческих факторов": забывчивость, невнимательность итп

        2. «Организационных факторов»: отсутсвие единого источника информации о задачах, взаимосвязях задач итп

        Соответственно, результатом работы системы учета является отсутствие заваленных задач по этим причинам 🙂 Так?

        Поддерживаю. Контролируемому зачастую внешний контроль только мешает

        Я тут даже имел ввиду не отсутствие контроля для контролируемого/подчиненного, а то, что контрольные точки тоже должны складываться в некую систему. Т.е., например, у проверяющего КТ — еженедельная встреча, а у исполнителя КТ — разработка документа и/или функционала. По времени КТ увязаны так, чтобы исполнитель, думая и заботясь о своих КТ, укладывался и в КТ проверяющего (чтобы было что проверять)

        0
        0
        1. Олег Скрынник Автор

          Про два пункта — очень хороший пример, спасибо.

          Можно даже попробовать поиграть в такую игру: при очередном контроле, когда выясняется, что какая-то задача не сделана, нужно спросить и записать ответ на вопрос «почему не сделана».

          Вариантов ответа будет не очень много, я думаю.

          1. не успел (перегружен, отвлекли на другие задачи)

          2. сбились приоритеты

          3. забыл (не записал, забыл куда записал, вообще не знал о задаче)

          4. забил

          Похоже, что хорошая система учёта задач упрощает п.3, а хорошая система контроля — остальные пункты. Нет?

           

          0
          0
  3. Олег Скрынник Автор

    Свежее интервью того же Бу Андерссона, цитата:

    Худшее, что можно сделать в России, — это отдать распоряжение и не проследить, будет ли оно исполнено.

    И ещё одна:

    Есть вещи, исполнение которых в Европе заняло бы одну неделю. Русские же могут сделать это за один день.

    Если я даю на исполнение задачи целую неделю, они все равно все сделают за один последний день.

     

    0
    0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ближайшие мероприятия

Зарегистрируйтесь, чтобы получить больше полезных знаний:

ОКТ
19
ОКТ
23