Вопрос из зала: учет и материальная ответственность

notebookСледующими вопросами задается Анна Лобова, наша постоянная читательница, в ходе организации системы учета оборудования и определения материально ответственных лиц:


Как организовать складской учет с нуля? В компании, где нет ИТ склада, а есть единый склад (тумбочки, шкафы, автомобили и компьютеры вместе) и никакой привязки учетной единицы к человеку. Выдали и выдали, кому выдали не отмечено, отмечено просто что такая-то единица в компании есть. Разумеется все прут ноуты и еже с ними домой, особенно те, кто увольняется не по доброму. Да еще и плюс Отдел Кадров не всегда информирует ИТ об увольнениях.
Два варианта, очевидных:
1) создать обходной лист и пока не подпишут, что все сдано — не получают трудовую книжку.
Проблема: этот лист юридического веса не имеет, не отсудим ничего, трудовую будем вынуждены выдать.
2) сделать всех сотрудников материально ответственными, т.е. пришел на работу — вот тебе твоя карточка, где тебе под роспись дается оборудование. А при увольнении, все также по обходному листу сдается все.
Проблема: заставить подписать такую карточку мы можем только новичков, а нынешние 2 тыщи сотрудников откажутся. Как быть? С чего начать?
Я вспоминаю в КПМГ как реализовано, там и карточку подписываешь рукой (каждый раз подписываешь при изменении конфигурации комплекта оборудования, даже одной мышки!), но насчет легитимности этой бумаги не уверена. Там по-моему просто где-то во внутреннем регламенте указано, что за утерю такого-то оборудования штраф такой-то, за такое-то — такой-то штраф. Но опять же это юридически неправомочно. Были ли прецеденты с судом? Как решались?
Буду рада любым ссылкам на подобные обсуждения.
Вопросов много конечно: делать ли свою систему учета, или просто в общей править (где тумбочки и все-все-все), надо ли кого из ИТ делать мат.ответственными, какие регламенты и бланки могут понадобиться, есть ли шаблоны для примера? но главное — с чего начать? Наверное с инвентаризации? Есть ли какие бэст прэктис, может считывание штих-кодов с девайсов или еще что...сам алгоритм инвентаризации...


Уверены, у многих читателей нашего портала накоплен опыт решения подобных вопросов. Поделитесь им, коллеги!

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someone

ITIL ITIL Intermediate: Release Control and Validation

Учебный курс: преобразование и контроль ИТ-услуг, управление изменениями, релизами и конфигурациями, а также построение CMDB — в ITIL и на практике.
 

Узнайте больше!

Комментарии и мнения

  1. Виталий

    Нужна учетная система. Например, есть неплохая конфигурация для 1С.

    В учетной системе будет привязка к сотруднику. Иногда имеет смысл привязывать технику к другому объекту, например помещению, зданию, серверной стойке, а данный объект — к мат. ответственному. Система позволит видеть перемещения оборудования, распечатывать необходимые акты и описи. Ну и куча другого функционала.

    Проблема информирования отделом кадров – решается, на мой взгляд, только обходным листом.

    Если в обходном листе нет подписей ответственных за сдачу техники и иного материального обеспечения, то можно не выдавать или тянуть с расчетом. В конторах, где з/п платится серая, это реально работает. Потому как сотруднику просто не выплачивается полный расчет (точнее выплачивается, но только официальная часть).

    Проблема: заставить подписать такую карточку мы можем только новичков, а нынешние 2 тыщи сотрудников откажутся. Как быть? С чего начать?

    Вот тут не ясно, а почему откажутся? В чем проблема признать, что ты используешь в своей работе данный ноутбук, стол и кресло? Не понимаю.

    Что касается основных принципов учета, то я бы отметил такие:

    1. Для начала необходимо выделить оборудование и иное материальное обеспечение, которые по сути являются расходными материалами. Сюда включить клавиатуры, мыши, фломастеры, степлеры и прочее дешевое (например, стоимостью до 3 тыс. рублей). Такое оборудование не учитывать ни на балансе, ни на внесистемном учете. Списывать сразу. По мере необходимости такое оборудование выдавать по заявке пользователя. Понятно, что в этом случае, кто-то может, например, себе домой стырить мышь. Ну, это просто — статистическая погрешность. Я бы такие вещи сравнил в целом с туалетной бумагой — ее тоже наверняка тырят. Или мылом.

    2. Что касается более дорогого оборудования — тут без бумаг не обойтись. Ну, если вы реально стремитесь сохранить его. 

    Выдавать — по акту, менять состав — тоже. В случае увольнения — передать оборудование на склад — тоже сопровождая документом. В случае недостачи — разбираться, требовать возмещения. Если сотрудник увольняясь не может вернуть ноутубк за 50 тыс. рублей, то как еще в суде вы докажете, что он его получал в пользование, если не будет соответствующих бумаг?

     

    В нашей компании около 3 тыс. человек. При увольнении, как правило, никаких проблем с возвратом оборудования не возникает. Если возникает, то с каким-то совсем уж старым оборудованием, которое уже давно самортизировано и можно списать — его в случае недостачи просто списывают и не парятся. А проблема наличия такого оборудования на руках у сотрудников — решается регулярной инвентаризацией/сверкой, плюс систематическим обновлением парка техники.

    С учетом того, что ранее у вас учет не велся, нужно провести первичную инвентаризацию, занести все в учетную систему, проставить инвентарные номера, выделить технику, которую необходимо списать. Далее эту процедуру проводить, как минимум, раз в год. Но в идеале – раз в квартал, все зависит от ваших ресурсов.

     

    0
    0
    1. Анна Лобова

      Спасибо Виталий. Не подпишут мат.ответственность, потому как это же мат.ответственность 🙂 Как еще объяснить... Вот представьте: ходите Вы ходите на работу и тут Вас вызывают в Отдел кадров подписать дополнение к трудовому договору, где Вам вменяется мат.ответственность. Вы думаете: «С чего я буду что-то переделывать в трудовом договоре? Он у меня бессрочный и все ОК, в суд не ходи». Ну и откажетесь. Компания насильно вменить Вам мат.ответственность не может, а без нее (ответственности) просто с бамашкой где вы поставили подпись под выданным оборудованием в совей карточе (а мат.ответственность осталась на складовщике) вы можете хоть терять оборудование, хоть красть, хоть сломать. И компания ничего не отсудит...

      0
      0
      1. Олег Скрынник

        Вот!

        Если на вопросы «зачем и кому это нужно» будет ответ: это нужно отделу кадров для порядка, или это нужно ИТ-отделу, чтобы дружить с бухгалтерией, то так вполне может получиться. 

        Если же ответ будет «это нужно собственнику» или «это нужно топ-менеджменту», то разговор с несознательными сотрудниками может пойти несколько иначе.

         

        0
        0
  2. Альберт

    Думаю, что здесь важно взаимопонимание по поводу данного вопроса между Отделом кадров, Бухгалтерией, ИТ и Юридическим отделом. Должна быть политика по учету и процедура по перемещению основных средств. Каждый должен понимать риски связанные с нарушением данной политики. Особенно если это ИТ оборудование при утере/краже которого теряется коммерческая информация. 

    Определите цели политики для Вашей организации, заручитесь поддержкой руководства и вперед на барикады 🙂

    По поводу инветаризации, лучше использовать наклейки со штрихкодами и сканеры штрихкодов. По возможности организовать отдельное хранение ИТ оборудования от всего остального.

     

    На счет правомочности читайте Гарант http://base.garant.ru/12125268/39/ Статья 248. Порядок взыскания ущерба

     

     

    0
    0
  3. Олег Скрынник

    Вопросов много конечно: ... но главное — с чего начать?

    Это же и правда самый главный вопрос!

    На мой взгляд, начать нужно с постановки задачи и осознания проблемы. Это заезженная фраза, поэтому скажу иначе: начать следует с поиска ответов на следующие ключевые вопросы:

    1. Кому вдруг потребовалось наводить порядок в этой области?

    2. Зачем там нужен порядок и почему без него теперь никак?

    3. Что именно получит компания (и сколько!), когда наведёт порядок с матценностями?

    Компания ведь работает не первый день, и явно не первый год. Две тысячи сотрудников. Если предыдущие годы она мирилась с потерями, то почему сейчас вдруг не хочет мириться? Что изменилось?

    Далее, есть и финансовый вопрос. Ну тырят ноутбуки при увольнении, ну и что? Если среднее время работы сотрудника в компании превышает 2-3 года, то ноутбук всё равно может к моменту увольнения амортизироваться в ноль, и ничего уже не стоит, а требует списания, утилизации и замены.

    Финансовый вопрос, кстати, несколько интереснее. Все серьёзные активы компании (здания, сооружения, производственное оборудование и т.д. — я не знаю чем вы занимаетесь) наверняка учтены и защищены. На фоне стоимости основных активов стоимость украденных ноутбуков — это то же самое, что на фоне стоимости ноутбука думать про стоимость мышки или флешки.

    Я к чему: может ведь статься, что компании от отлаженного учёта материальных ценностей лучше не станет, а станет хуже.

    Расчёт 1: сколько денег будет потрачено на организацию учёта и контроля мат.ценностей?

    Расчёт 2: сколько компания сэкономит денег на закупках, если учёт и контроль принесут пользу в ожидаемом объёме?

    Сравнивая результаты расчёта 1 с результатами расчёта 2 можно принять взвешенное управленческое решение.

    С этого и нужно начинать, мне кажется.

     

    0
    0
  4. Дмитрий Кудрявцев

    Топикстартеру пока ответить некогда (хотя Виталий вчера и дал прикладной ответ, но для полноты картины надо дать и «методический» кусочек).

    А вот с Олегом я бы поспорил. С одной стороны, рассуждения правильные: кому это надо, сколько стоит копание в теме и т.п. Но с другой — в этой задаче есть некий, общекультурный что-ли, момент. Что-то типа правил хорошего тона. 

    Нужно это в первую очередь самим ИТ. Да, это вообще ни разу не профильная тема. Да, чудовищно жрущая ресурсы, особенно в начале. Но покажите мне управление конфигурациями, которое бы использовалось в полную силу (и бюджет под управление активами защитить, и RCV запустить, и каталог услуг в связи с сервисно-ресурсной моделью сделать, и аутсорсера корректно контролировать, если уж пустил в change mgmt и так далее). Без нормально поставленного учёта все эти выгоды — профанация на поверку. Ну или я такой циник.

    Есть ещё косвенные выгоды от учёта — получение уважения внутренних подразделений, вовлечённых в оборот ТМЦ/неисключительных прав. Вы показываете, что а) вам не всё равно и б) вы не враг для ребят из отдела бюджетирования (управленческий учёт), бухгалтерии (бухучёт) и юристов (договора). Это — увесистая группа обслуживающих основной бизнес подразделений, с которыми в любом случае приходится дружить. Пока вы путаете в бюджете «деньги» с «расходами», не умеете в спецификации поставки выделить малоценные ОС, подсказывать бухгалтеру, когда можно уже списать объект РБП и какая часть из договора услуг входит в стоимость ОС/ИС, а какая уходит на сч. 26, почему договор доработки конфигурации 1С не содержит оговорки о переходе исключительных прав на неё в пользу Заказчика - вы «лох». Это целый пласт знаний, который «никому не нужен»: ни вам, ни профильному подразделению. Разобравшись же с этими моментами, можно вполне спокойно раскрывать мегапланы разворачивания процессов ITSM-модели «на их языке» и это перестанут воспринимать в штыки, получится «выйти из тени».

    И вот это — самое главное, имхо.

    P.S. Топикстартеру позже напишу. Есть что добавить. 

    0
    0
    1. Олег Скрынник

      Дмитрий, спасибо за комментарий! Попробую ответить на возражения.

      Я услышал два аргумента: учёт мат.ценностей поможет управлению конфигурациями и учёт мат.ценностей улучшит отношения с другими подразделениями, в первую очередь бухгалтерией.

      Это, конечно, верно. Но насколько?

      Про управление конфигурациями: области охвата учёта мат.ценностей и управления конфигурациями могут кардинально отличаться, не в последнюю очередь потому, что задачи ставятся разные. К примеру, в учёте мат.ценностей типовая граница учёта — стоимость выше 40 000 руб., а в управлении конфигурациями — задачи процесса (в общем случае) или влияние на предоставляемые ИТ-услуги (в более частном случае). То есть границы могут быть принципиально разными. Да, наличие учёта мат.ценностей может помочь построению управления конфигурациями, но далеко не во всех случаях и далеко не всегда сильно помочь.

      Про уважение со стороны бухгалтерии: не слишком ли дорогой способ завоевать уважение вспомогательного подразделения?

      На уровне ИТ-сотрудников уважение можно завоевать, если относиться к сотрудникам других подразделений как к людям, коллегам, а не как ко врагам, и хорошо и своевременно выполнять свою работу, начиная с прямых обязанностей.

      На уровне линейных ИТ-менеджеров уважение многих подразделений можно завоевать, если решать ИХ (подразделений) задачи и помогать ИХ работе. Если их работа до сих пор не требовала учёта мат.ценностей, то нет такой задачи. Зато наверняка есть много других, связанных с ИТ. Поле широкое, есть где отличиться.

      На уровне ИТ-директора в игру вступает более тонкая политика, не ограничивающаяся решением задач бухгалтерии, но подразумевающая союзы, коалиции и понимание в чьих руках какая сила. Там тоже от учёта мат.ценностей толку будет мало.

      Итак, я полностью согласен с приведёнными аргументами про конфигурации и бухгалтерию. Я лишь сомневаюсь, что поставленный Анной вопрос про мат.ответственность сильно поможет.

      0
      0
      1. Дмитрий Кудрявцев

        Да всё очень просто, на самом деле.

        Конфигурации «для себя» это вообще никому извне непонятная работа. Которая есть фонд рабочего времени, деньги на системы учёта или создаёт дополнительную бюрократию при выходе в процедуры RCV. Поставь мосты на «известные» остальным подразделениям «полянки» и бизнесу деваться будет некуда, у него сложится впечатление, что все делают что-то очень важное и нужное, каждый свою часть и на своём языке.

        Второе — резануло слух «поддерживающие подразделения». А ИТ, значит, основное, или, простиоспади, зарабатывающее? Не, ну понятно, как себя поставишь, так и учтут. Но в России нет практики оценки и управления value, отсюда ценность CIO как решателя проблем бизнеса, только «своими мускулами» в совете директоров от плинтуса не поднимается. Фактически, Анна раскрыла прекрасную метрику «зрелось управления активами». В текущей ситуации сразу видно — бизнес не считает себестоимость самого себя, значит — не находится в конкурентном поле, значит, с точки зрения бизнеса -- ИТ это «пылесос» любых сумм денег и выгоды, которые мы способны ему дать, кроме обслуживания систем, хранящих и транспортирующих информацию — не являются конкуретными преимуществами в его глазах. 

        CIO в таких условиях должен быть больше самопиарщиком и продавцом, а не бизнес-партнёром с навыками ИТ-хирургии в производительности труда / эффективности бизнес-процессов и BI. А его туда не пускают, потому что не видят в нём партнёра. Не, ну в отдельных отраслях случается, что всё наоборот, но уверен — там активами управляют не в пример эффективнее. Потому что дыма без огня...

        В целом же (про сомнение, поможет ли она Анне) моя позиция — поделиться опытом с тем, кто только встал на путь. Т.е. дать ответ человека «от сохи» на вопрос: "зачем это надо мне самому?". Я этот ответ ещё не дал (хочется понять, чего Анна хочет больше: «правильного» процесса или «достаточного» для собственного успокоения), но могу сказать, что «правильно» построить сложнее, чем «достаточно». А также добавлю, что прямые ответы из области методологии и лучших практик лично в моём случае не сработали. Из-за культурных различий Запада и постсоветского экономического пространства.

        0
        0
  5. Анна Лобова

    На всякий случай добавлю, что принтер и сканер штрих-кодов у нас есть. Учет мат.средств ведется, программа не нужна. Нужна только организация процесса. Как бы пошаговый алгоритм...

    Я так немного накидала примерно что может потребоваться, вот что получилось:

    Процедуры:

    ·         Процедура оприходования

    ·         Процедура выдачи

    ·         Процедура замены

    ·         Процедура модернизации оборудования

    ·         Процедура списания

    ·         Ежегодная инвентаризация (алгоритм, сроки, ответственные)

    ·         Процедура удержания остаточной стоимости при потере, поломке оборудования по вине пользователя  

     

    Документы:

    ·         Шаблон: Карточка пользователя с перечнем его оборудования

    ·         Шаблон: Заявление о приеме, передаче материальной ответственности

    ·         Шаблон: Заявление об утере, поломке оборудования по вине пользователя

    ·         Шаблон: Бланк для ревизии (когда пошел выполнять запрос, заодно проверил комплект оборудования)

    ·         Регламент: Правила формирования инвентарных номеров

    ·         Регламент: Перечень учетных единиц и их категории, возможности модернизации  

    ·         Регламент: Удержание остаточной стоимости при потере, поломке оборудования по вине пользователя  

    ·         (опционально) Наклейка-пломба на корпус оборудования с запретом вскрытия пользователями

     

    Оборудование:

    ·         Принтер для штрих-кодов

    ·         Сканер для штрих-кодов

    ·         (возможно) отдельный компьютер на ИТ складе и принтер

     

    Дополнения:

    ·         Перечень материально ответственных от ИТ

    ·         Помещение со стеллажами 

     

    Единственное, пожалуй, можно добавить еще обходной лист и процедуру его выдачи, подписания...

    0
    0
    1. Олег Скрынник

      На всякий случай добавлю, что принтер и сканер штрих-кодов у нас есть. 

      Аня, ну теперь отступать некуда, придётся их использовать! 🙂

      Раз уж желание навести порядок так велико, а вопросы в изначальном тексте всё больше относились к правовым аспектам (обходной лист юридического веса не имеет, как заставить подписать тех, кто уже работает, как штрафовать за утерю...), то я бы скорее пошёл к корпоративным юристам, чтобы выяснить что компания может, а что нет, как это правильно оформлять и как действовать в случае, когда возникает проблема с ответственностью.

      0
      0
  6. Ivan

    Одним из рычагов воздействия на сотрудников (даже больше на их руководителей) может быть отказ в выдаче новой техники при невозврате старой от уволившихся сотрудников. Т.е. за отделом/департаментом 1 закреплено, скажем, 200 ноутбуков. Увольняется сотрудник, сдает ноут и этот ноут (при условии того, что он не требует замены в силу полной амортизации и износа) остается закрепленным за отделом 1. Если в этот отдел 1 приходит новый сотрудник, то ему выдается эта техника. Если же уволившийся из отдела 1 технику не сдал, а унес с собой, то и руководителю отдела 1 сообщается, что, мол, у вас Петров уволился, вот его техника и должна была быть выдана новому сотруднику, а т.к. техники нет — то будьте добры с бюджета отдела оплатить стоимость нового рабочего места. Именно новой, а не с учетом износа и т.п. Думаю что двух-трех раз будет достаточно, чтобы руководители отделов думали прежде чем отпустить увольняющихся на все 4 стороны.

    Насчет штрафов за утерю, согласен с предыдущими комментаторами, что руководству компании необходимо решить, так ли высоки потери и стоят ли они времени юр. отдела и других отделом для разработки процедуры возмещения утери. Если да, то и правовые основания найдутся, да и УК РФ (кража) никто не отменял. Если же нет, то стоит такое решение зафиксировать где-то и в дальнейшем руководствоваться им. Тут стоит отметить, что вынос техники увольняющимися — это риск информационной безопасности, и здесь риски и возможные потери могут быть в разы/на порядки больше стоимости ноутбука.

    0
    0
  7. Дмитрий Кудрявцев

    Теперь есть время сказать по существу вопроса.

    Первый момент: как приучить не привыкших к учёту. На мой взгляд, только ИТ с этим не справятся, нужно работать сообща.

    Это означает наступление по всем фронтам:

    1) кадрам нужно напрячься и перешерстить трудовые договора, при необходимости сделав к ним допники с пунктом о полной материальной ответственности за вверенное корпоративное оборудование. Дополнительно можно выпустить по компании распоряжение о цели и смысле использования обходных листов (отмена подписок на услуги и возврат корпоративных материальных ресурсов). Политически задача трудная, но на поверку если пояснять, что правила найма всё-таки диктует работодатель и «не хочешь — не подписывай и свободен» — работники очень быстро склоняют головы; в любом случае — недостаток общегосударственной нормативной базы легко исправляется корпоративными правилами, нужен только выход под перо генерального директора или человека с достаточными полномочиями.

    2) бухгалтерии — выпустить приказ из-под генерального «о совершенствовании учёта остатков ТМЦ на складах, в незавершенном производстве и т.п.», внести необходимые контрольные мероприятия по нужным счетам в учётную политику («для повышения общего качества отчётности» — и это будет правдой). Тогда можно тыкать в «не свою» бумажку, заставляя подписывать накладную на перемещение при выдаче/возврате; кстати, все документы по учёту движения ТМЦ выдумывать не надо, их печатные формы есть где угодно, достаточно просто уточнить у бухов, какие документы им удобно получать от вас и в каком виде (некоторые можно вести электронно, а некоторые приходится подписывать вживую). Наверняка часть операций учитывать бухам будет лениво (их профессия — отражать в учёте только то, на что есть причина, почти всегда — внешнего происхождения, типа «могут проверить в налоговой»). А раз лениво — смотрите сами, надо ли это вам (об этом ниже).

    3) считаю, обязательно стоит сходить к внутреннему аудитору. Вступить в сговор: вам обоим выгодно, если появляется порядок. Разработать план проверок лояльности персонала новым законам. Аудитор работает прямо на генерального директора, чем больше он накопает — тем выше его ценность в глазах последнего. Вы дадите фактуру, причём, года на 3 как минимум.

    Теперь в целом по выработанному Вами списку. Тут нужно сначала зажмуриться 🙂 

    Представьте себе, что ваши правила — трёхсторонний договор между:

    а) заказчиком (компанией),

    б) вами (вы наняты на функцию распоряжения активами = деньгами Заказчика)

    в) пользователем активов

    Договор в силу исторических причин был заключён, выражаясь юридическим языком, «в устной форме» 😉 Вы просто занимаетесь записью достигнутых ранее договорённостей для повышения общйе прозрачности своей деятельности (распоряжения активами). У вас есть собственные задачи (растут из целей

    0
    0
  8. Дмитрий Кудрявцев

    Теперь есть время сказать по существу вопроса.

    Первый момент: как приучить не привыкших к учёту. На мой взгляд, только ИТ с этим не справятся, нужно работать сообща.

    Это означает наступление по всем фронтам:

    1) кадрам нужно напрячься и перешерстить трудовые договора, при необходимости сделав к ним допники с пунктом о полной материальной ответственности за вверенное корпоративное оборудование. Дополнительно можно выпустить по компании распоряжение о цели и смысле использования обходных листов (отмена подписок на услуги и возврат корпоративных материальных ресурсов). Политически задача трудная, но на поверку если пояснять, что правила найма всё-таки диктует работодатель и «не хочешь — не подписывай и свободен» — работники очень быстро склоняют головы; в любом случае — недостаток общегосударственной нормативной базы легко исправляется корпоративными правилами, нужен только выход под перо генерального директора или человека с достаточными полномочиями.

    2) бухгалтерии — выпустить приказ из-под генерального «о совершенствовании учёта остатков ТМЦ на складах, в незавершенном производстве и т.п.», внести необходимые контрольные мероприятия по нужным счетам в учётную политику («для повышения общего качества отчётности» — и это будет правдой). Тогда можно тыкать в «не свою» бумажку, заставляя подписывать накладную на перемещение при выдаче/возврате; кстати, все документы по учёту движения ТМЦ выдумывать не надо, их печатные формы есть где угодно, достаточно просто уточнить у бухов, какие документы им удобно получать от вас и в каком виде (некоторые можно вести электронно, а некоторые приходится подписывать вживую). Наверняка часть операций учитывать бухам будет лениво (их профессия — отражать в учёте только то, на что есть причина, почти всегда — внешнего происхождения, типа «могут проверить в налоговой»). А раз лениво — смотрите сами, надо ли это вам (об этом ниже).

    3) считаю, обязательно стоит сходить к внутреннему аудитору. Вступить в сговор: вам обоим выгодно, если появляется порядок. Разработать план проверок лояльности персонала новым законам. Аудитор работает прямо на генерального директора, чем больше он накопает — тем выше его ценность в глазах последнего. Вы дадите фактуру, причём, года на 3 как минимум.

    Теперь в целом по выработанному Вами списку. Тут нужно сначала зажмуриться 🙂 

    Представьте себе, что ваши правила — трёхсторонний договор между:

    а) заказчиком (компанией),

    б) вами (вы наняты на функцию распоряжения активами = деньгами Заказчика)

    в) пользователем активов

    Договор в силу исторических причин был заключён, выражаясь юридическим языком, «в устной форме» 😉 Вы просто занимаетесь записью достигнутых ранее договорённостей для повышения общйе прозрачности своей деятельности (распоряжения активами). У вас есть собственные задачи (растут из целей ИТ) и задачи участия в общекорпоративных процессах (обмениваться сведениями и отчётностью с разными подразделениями по своей теме).

    Дополнительно, вы знаете, что в любой момент корректность вашей работы в рамках этого договора может быть неожиданно проверена, поэтому вам нужно всегда иметь достаточно полную цепочку доказательств расходования каждого рубля, который вы в той или иной форме получили в бюджет и, превратив в актив или услугу, передали конечному пользователю. По каждой передаче. Весь пакет. Постоянно актуальный. Вот тогда можно спать спокойно.

    С этой точки зрения и надо смотреть на список «шаблонов» и «регламентов». Вы ставите процесс. То есть, фактически, пишете небольшой прикладной «закон» в виде описания общих целей и задач исполнения этого процесса и раскрываете всем вовлечённым сторонам их права и обязанности по этому процессу. Любые документы (шаблоны) нужны только для фиксирования фактов (переход ответственности, дата отчётности и т.п.). Факты нужны для дальнейшей обработки (разборки, отчётность и т.п.). Но эту обработку кто-то должен производить и если этого в организации пока никто не делает — зачем вести учёт «неизвестно зачем»? Максимум — для формирования подшивки фактов корректного исполнения своей работы. Но если нужно только это — постарайтесь всё максимально упростить, перевести в электронный вид и автоматизировать где только можно. Это же ваши человеко-часы, которые «воруются» из основной, видимой бизнесу работы.

    Таким образом, список документов можно сократить до минимально необходимого, если с собираемыми документами нечего делать (например, написать «по вине» в шаблоне «Заявление об утере, поломке оборудования по вине пользователя» означает, что вина кем-то будет доказываться. Сам пользователь всё будет отрицать, поверьте. Это ж «колхозное» и «за это ничего не будет». Мне приносили выданный три дня назад ноутбук, который ударили в сложенном виде по пьяной лавочке об угол стола так, что внутри раскрошилась матрица и говорили «получал — не проверил, открыл — а так вот такое, поменяйте». Сейчас мы фотографируем объект и подшиваем фотку в систему учёта на дату выдачи. Правда, только если это дорогой ноут, т.е. ОС. Ну выше 40 тыс без НДС за единицу.

    Часть процедур из вашего списка есть в обязательных для исполнения правилах бухов (почти все, кроме учёта внеоборотных активов (т.е. малоценки и лицензий да сертификатов на техподдержку), поэтому переписывать их заново не стоит, лучше сделать общий, удовлетворяющий их и вас, механизм: вы двигаете поток ресурсов и фиксируете нужные факты документами, эти документы бухи обрабатывают и спокойнее живут при проверках.  При необходимости в «их» правила можно подмешать «ваши», естественно.

    И ещё. По моему опыту, задирать планку собственной организации работ выше «общекорпоративного» уровня опасно (появится сопротивление более «медленных» подразделений) и нецелесообразно (см. выше про трудозатраты на ввод в оборот нового процесса). А вот «подтянуть» свою тему до требуемого внутри организации уровня и достаточного для ваших задач — вполне достаточно. Да и работа тут немалая: на 2000 работников поставить учёт — полгода, а вот удостовериться, что во все получатели его результатов своевременно, достоверно и эффективно этим учётом пользуются — задача нескольких лет. Инвентаризации, исправление регламентов, наказание совсем уж хамов в публичной манере, совершенствование систем учёта — тут задача полно, т.к. общая тема весьма творческая. 

    Скажу напоследок, что «выхлоп» от постановки учёта может оказаться весьма неприятным: вы станете точно «попадать» расходами в бюджет и в целом сократите его на существенные десятки процентов. Т.е. появятся новые задачи: побежать и выпросить денег даже не несущественную мелочь, т.к. «остатков» от несовершенного планирования и учёта не будет оставаться. Зато процесс будет поставлен и у всех появится уверенность, что каждый новый рубль точно расходуется на что-то новое, а не «в бюджет ИТ» 🙂

    Удачи.

    0
    0
  9. Павел

    А что прямо  так уж и прут? Какой коэффициент ежегодного выбытия оборудования?

    Может проще ставить какие-нибудь «добрые» шпионы, чтобы можно было при необходимости заблокировать или определить место-положения ноута?

    Все остальные усилия по наведению порядка будут борьбой с ветряными мельницами, если это н еявляется общекорпоративной системой, если это не нужно бухгалтерии, руководству компании, финансистам и т.п.

    Можете учёт для себя организовать, чтобы была какая-то информация под рукой, но не пытайтесь получить 100% точность. Учитывайте кому и какую технику выдали (если конечно при выдаче техника проходит через ИТ). Если технику выдают мимо ИТ сразу со склада пользователю, то актуализировать можно, либо при поступлении запросов каких-то от пользователей (даже не связанных с ПК), либо проводить регулярные инвентаризации (но это несколько трудоёмко и при условии высокой мобильности сотрудников не слишком эффективно будет).

    Можно принудить всех самим регимстрировать технику, ограничив подключение к сети по МАК адресам. Но тут может не пройти, и вас обвинят в том, что вы не даёте работать.

    0
    0
  10. Максим

    Добрый день!

    Я сделалтак:

    1) МОЛ-ы за ИТ-ресурсы все начальники отделов/подразделений, т.к. они реже всего увольняются и переписывать с одного МОЛ на другого необходимо будет очень редко.

    2) При увольнении подчиненного сотрудника — пишется извещение о передаче ИТ-ресурсов (перечисляются) начальнику отдела или на склад (если ему не надо и не прийдет дрю человек на это место)

    3) Подписывается в ИТ обходной лист.

    4) Инф. база может быть самая разнообразная, в том числе подходит и 1С.

    5) В части контроля: приказом определено, что МОЛ-ы и Склад должны сообщать в ИТ о перемещении ИТ-ресурсов на того или иного человека.

    6) Должны быть наненсены инв. номера на ИТ-ресурсы.

     

    0
    0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ближайшие мероприятия

Зарегистрируйтесь, чтобы получить больше полезных знаний:

НОЯ
27
Учебный курс:
Основы ITIL (очно)