Все мы знаем, что при приёме нового сотрудника ему необходимо предоставить доступ ко всем приложениям, директориям, файлам, базам данных и т.д., которые нужны для работы. Также нужно выдать сотруднику пропуск в здание, парковочный талон или электронный ключ доступа. Обычно все эти процедуры выполняются вручную и занимают достаточно много времени, в это время новый сотрудник вынужден просиживать без дела.

IDM решения позволяют упростить или автоматизировать большую часть таких рутинных операций.

Начать нужно с анализа существующего процесса приёма нового сотрудника:

• Необходимо полностью описать процесс приёма нового сотрудника. Пересмотреть и актуализировать все этапы передачи информации между заинтересованными сторонами (Отдел подбора персонала, Отдел кадров, ИТ, СБ) и системами;
• Найти узкие места процесса (например, время подготовки ноутбука для нового сотрудника);
• Определить целевые показатели (например, время создания учётной записи);
• Настроить интеграцию с ключевыми системами (БД Отдела подбора персонала, БД Отдела кадров, ИТ-системы).

Далее можно приступать к непосредственной настройке систем. Вот некоторые рекомендации:

• Определить минимальный перечень атрибутов, необходимый для создания учётных записей сотрудника. Среди прочих, здесь обычно фигурируют ФИО и уникальный ID из HR-системы;
• Определить возможности получения информации о новом сотруднике на ранних этапах его оформления, например, если у Отдела подбора персонала есть своя БД. Это позволит ускорить процесс предоставления необходимого доступа и подготовки оборудования;
• Определить базовые роли, которые назначаются всем сотрудникам для доступа к ключевым ИТ-системам, таким как электронная почта;
• Определить, какие задачи предоставления доступа могут быть легко автоматизированы, такие как  создание учётной записи AD и почты, и избавиться от необязательных шагов.

Важно обратить внимание на качество данных в исходных системах, таких как HR-системы. Необходимо понимать, насколько полны и корректны данные поступающие из таких систем. Зачастую именно на этапе анализа данных HR-системы возникает много проблем и вопросов, таких как дублирование сотрудников или табельных номеров. В таких случаях следует наладить взаимодействие с владельцами HR-систем для обеспечения надлежащего качества данных.

Таким образом, используя возможности автоматизации IDM решений новые сотрудники быстрее получат весь необходимый доступ, быстрее начнут обучение и выполнение своих обязанностей.