Оперативные совещания

Вчера с одним из клиентов обсуждали практику проведения оперативных совещаний. Поскольку «симптомы», сформулированные им, показались мне довольно распространенными, по итогам, решил сформулировать несколько общих рекомендаций в части проведения оперативок.

Начну с короткой вводной (просто чтобы убедиться, что мы говорим на одном языке). Оперативные совещания, как правило, посвящены контролю планов, принятых ранее (на истекший отчетный период) и планированию следующего отчетного периода. Оперативными они называются потому, что сфокусированы на выполнении текущих активностей и проводятся на оперативном горизонте планирования – раз в неделю, иногда раз в месяц.

Итак, рекомендации.

  1. Четкая повестка. По крайней мере, половина повестки (та, что посвящена оперативному контролю) формируется из плана на истекший период.
  2. Желательно обменяться информацией о фактическом выполнении запланированных задач заранее, это позволит сократить время совещания и повысить вовлеченность участников.
  3. Когда кто-то отчитывается о невыполнении и, как обычно, ссылается на трудности, не надо всем бросаться искать способы преодоления этих трудностей. Это надо было делать или до, или потребуется сделать после – если ответственному за задачу нужны идеи, у него есть возможность привлечь мозги не в режиме оперативного совещания. На оперативке же руководителя в первую очередь должно волновать два вопроса (по отношению к ответственному за невыполненную задачу): «Что Вы предлагаете?» и «Что Вам нужно от меня, чтобы это сработало?».
  4. В планах нужно обязательно учитывать, как давно съезжает выполнение задачи. Невыполнение первый раз возможно, но когда задача переносится много раз подряд, это беда и не должно оставаться безнаказанным.
  5. Оперативка должна заканчиваться протоколом в виде экшн-плана – кто, что, когда должен сделать. Лучше всего писать этот план прямо по ходу оперативки с выводом протокола на большой экран. Тогда а) ответственные за задачи будут меньше удивляться, б) не потребуется отдельного согласования протокола, в) он появится в течение часа после оперативки, а не через 2-3 дня. А это очень важно, особенно при частоте оперативок раз в неделю.

Наверняка мой список неполный. Дополняйте, пожалуйста. Только лучше из собственного опыта, а не ссылкой на кем-то написанные скрижали.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someone

ITIL ITIL Practitioner — новый учебный курс 2016

Правильный следующий шаг после ITIL Foundation.
 

Узнайте больше!

Комментарии и мнения

  1. Георгий

    Первый пункт про повестку — она должна формироваться из трех разделов:

    1. Часть общего плана за истекший период

    2. Протокол прошлой оперативки (с планом-ответственными)

    3. Новые текущие вопросы

    0
    0
  2. Vladimir Lyaleko

    А как 4тый пункт расписать в протоколе совещания? Обычно это по понятиям контроллируется вроде "Да сколько можно уже сроки переносить"... Можно причину переноса срока указывать в протоколе, но не уверен что поможет. Отмазываться все у нас научились (п.3) :). А на вопрос "что вы предлагаете?" как правило отвечают "Перенести срок " и так по кругу... 🙂

    0
    0
  3. Андрей Логутенков

    Небольшая заметка к 1-му пункту. Кроме четкой повестки нужен модератор/фасилитатор совещания, который будет контролировать следование повестке и не позволит "растечься" по прочим вопросам.

    А также нужен контроль вермени, куда же без него.

    0
    0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ближайшие мероприятия

Зарегистрируйтесь, чтобы получить больше полезных знаний:

ОКТ
26
Учебный курс:
Основы DevOps
ОКТ
30
Учебный курс:
Основы COBIT 5