Lifehack: почему следует запретить телефон

Мой первый персональный компьютер назывался Спектр-001, это был полный аналог Радио-86РК, только изготовленный на заводе, а не радиолюбителем (этот ПК до сих пор лежит у меня под столом, выбросить кусочек моей истории рука не поднимается). Основным процессором данного компьютера была микросхема КР580ВМ80А, срисованная с Intel i8080A. У микросхемы 40 ножек, одна из них (кажется, номер 14), называлась «INT — запрос прерывания». Говоря упрощённо, сигнал, поданный на эту ножку процессора каким-либо устройством, означал следующее: «Нам тут не важно чем ты занят, дорогой процессор, бросай всё и делай теперь что мы скажем». Забавно, что в ПК Спектр-001 прерывания не использовались, и процессору никто никогда не мешал заниматься своими основными задачами.

В работе руководителя, да и рядового сотрудника, так бывает далеко не всегда.

Рабочий день руководителяСидит такой руководитель, думает о стратегии. Ну или что-то попроще — готовится к важному выступлению, планирует увеличение продаж, контролирует качество предоставляемых услуг, пишет статью в известный журнал, да мало ли что! ВНЕЗАПНО звонок — «Шеф, а когда аванс?». Или: «Товарищ генеральный, а Вы на этой неделе в офисе будете?». Или: «Дорогой партнёр, мы тут услышали на рынке про ..., а вы что об этом думаете?»

В такой ситуации у руководителя есть две возможности ответить на вторжение:

  1. Бросить всё, выслушать, переключиться на новую тему/задачу, ответить/порешать, положить трубку, вспомнить чем он занимался, переключиться обратно, продолжить.
  2. Бросить всё, выслушать, вежливо попросить не беспокоить до конца лета, положить трубку, вспомнить чем он занимался, переключиться обратно, продолжить.

Заметьте, что начинаются и завершаются оба варианта одинаково. В первом случае бесследно исчезают от 5 до 15 минут, в зависимости от вопроса и разговорчивости собеседника. А то и больше: у многих найдётся партнёр, который запросто съест от 40 до 60 минут на один разговор. Плюс время на переключение туда и переключение обратно, итого от 10 до 20 минут, в сложных ситуациях — до часа.

Во втором случае, когда собеседник отправлен восвояси, время всё равно уйдёт. Рабочий режим уже нарушен, восстановление потребует и сил, и времени. Плюс возникнут обязательства перезвонить позже, ведь вопрос не решён. В сумме выйдем на те же десятки минут, а звонков в течение дня может быть много.

Такие прерывания недопустимы с точки зрения личной эффективности.

Где-то посередине 2012 года, если верить статистике моей мобильной связи, я это чётко осознал и решил действовать. До указанной временной точки суммарное число голосовых минут у меня достигало и превышало 1400 в месяц, из них более 800 — входящая связь. Статистика за последние полгода показывает средние значения чуть больше 600 и чуть меньше 400 соответственно. Итого, всего по телефону я стал болтать меньше в 2-2,5 раза. Осталось теперь выяснить куда девалось сэкономленное время.

Рабочий день неудачникаРабочий день, мелко нарезанный на кусочки активности — работа, звонок, снова работа, звонок, звонок, что я делал до того? а, работа, ой, снова звонок... — похож на результат работы шредера. Где-то на отдельных «полосках» ещё можно найти что-то полезное, но в целом из нормального дня получается мусор.

А ведь если разобраться, то число срочных вопросов, где ответ нужен немедленно, исчезающе мало. Большинство же проблем могут запросто подождать несколько часов, а то и дней. Почему бы для них не использовать электронную почту? Важное отличие email от телефона — получение электронного сообщения не является прерывающим событием. Его можно игнорировать, а можно вообще любимый Outlook не открывать. Это не означает, что на сообщение не будет ответа — будет, конечно же, но чуть позже. Удивительно, но и получателю ответа будет удобнее и продуктивнее самому решить что и когда с ним делать.

Вот что говорят ребята из 37signals (теперь — Basecamp):

Стоит признать, что далеко не каждый вопрос требует немедленного ответа, и в таком случае рассчитывать, чтобы коллега немедленно потратил на вас своё время, — верх наглости.

Итак, довольно пропаганды здорового образа жизни. Пора действовать!

Не звонитьВот что нужно сделать: установите правило, по которому любая информация и любой вопрос для вас отправляются всегда по электронной почте. В срочных случаях рекомендуйте использовать Скайп (его ведь тоже можно игнорировать, да?). И только в самых критичных ситуациях разрешите вашим коллегам и партнёрам звонить вам по телефону.

Это, конечно, не так просто, как кажется. Вот два существенных «минуса»:

  1. Это невежливо. Собеседники не будут понимать и станут обижаться. Тренд «отключи свой телефон» пока не настолько популярен.
  2. Телефон (а точнее — голос) передаёт эмоции. Почта, Скайп, WhatsApp и прочее — нет, смайлики не в счёт. Если вообще исключить личное общение, то беды не миновать.

Способы борьбы с указанными недостатками очевидны, расписывать их нет смысла.

Не беспокоить

Зато есть вот такие три больших и жирных «плюса»:

  1. Вы будете успевать за то же время делать больше дел. Совершенно точно. Проверено. Существенно больше дел.
  2. Ваши коллеги и партнёры тоже будут успевать больше — те из них, которые поймут «фишку». Они, как и вы, будут сами решать когда и чем заниматься. Вы же не станете применять правило «минимум телефона» только к себе? Конечно нет, вы и по отношению к другим будете действовать аналогично.
  3. Запрет возможности позвонить и сбивчиво выдать поток сознания означает, что теперь контрагентам придётся формулировать письменно, чего и почему они от вас хотят. Сложно переоценить, насколько более чёткими становятся коммуникации! Что снова приводит к рациональному использованию рабочего времени, и вашего, и ваших коллег.

Есть ещё и четвёртый пункт, очень близкий для меня лично. Мой рабочий день давно уже ненормирован — я могу просидеть до двух ночи, а затем проспать до десяти утра. Так вот, не очень приятно, когда тебя будят по рабочему вопросу в десять утра! 🙂

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someone

ITIL ITIL Practitioner — новый учебный курс 2016

Правильный следующий шаг после ITIL Foundation.
 

Узнайте больше!

Комментарии и мнения

  1. Денис Денисов

    Первый минус мне лично кажется абсолютно несущественным — обижаться на то, что не можешь «дёрнуть» шефа в любой момент по любому поводу? Я всеми доступными конечностями за то, чтобы вводилась и множилась культура чёткого формирования своих мыслей, изложения и уже затем адресации их вопрошаемому. Конечно, случаи возникают разные — иногда и дёргать приходится, но это внеплановые случаи, которые стемятся к минимуму при развитой практике планирования своей деятельности.

    0
    0
  2. Владимир

    В ИТ, решая подобную проблему, мы создаем первую линию, в вашем случае вопрос решает помощник руководителя. Вы же сами писали о передаче всех непродуктивных функций на аутсорсинг 😉 Зачем пресекать самый оперативный источник коммерческой информации, и заставлять коллег и партнеров судорожно пытаться угадать, относится ли их вопрос к категории «можно побеспокоить по телефону».

    0
    0
    1. Денис Денисов

      Зачем пресекать самый оперативный источник коммерческой информации

      Точно ли коммерческой?

      Я бы перед звонком задавал мысленно себе следующий вопрос: "моё обращение сейчас по телефону очень важно для компании или для меня лично?". Что такое «важно» для компании — это вопросы коммерческой успешности, т.е. продажи либо минимизация убытков. Если дело великой срочности, значит, либо огромная маржа на носу, либо огромный убыток. Тут грех не побеспокоить генерального. Про дела личного плана в свете таких раскладов уже и говорить как-то несерьёзно (кроме чрезвычайных обстоятельств) — узнать, когда будет аванс з/п, можно написав, договориться об отпуске, узнать расписание пребывания шефа в офисе - тоже.

      0
      0
    2. Олег Скрынник Автор

      Владимир, мне до собственного помощника руководителя ещё расти и расти 🙂

      К тому же на каждого руководителя точно не завести помощника, а проблема разорванного звонками дня есть у многих.

      Если применить принцип Парето, то можно предположить, что 80% звонков создают 20% абонентов (коллег или партнёров). В моём случае Парето отдыхает, так как (снова по статистике мобильной связи) 80% звонков создавались двумя абонентами. Оба — коллеги, боевые товарищи, проверенные партнёры и давние друзья.

      Получается, что максимальный эффект можно достичь небольшими усилиями, нужно лишь договориться с двумя товарищами. При этом источник коммерческой информации не страдает.

      0
      0
      1. Владимир

        В таком случае не могу спорить, просто статья уж очень обобщенная. Про аутсорсинг помощника habrahabr.ru/company/knopka/blog/221327/ , например.

        Использование почты, как основного интерфейса взаимодействия возможно при понятном времени реакции, к сожалению, в основной массе, людей не отвечающих на письма вообще или в приемлимое время неприлично много. Я бы тоже с удовольствием перешел на письма.

         

        0
        0
        1. Олег Скрынник Автор

          к сожалению, в основной массе, людей не отвечающих на письма вообще или в приемлимое время неприлично много. 

          Верно, такое встречается. Чтобы не допускать игнорирования мы ввели у себя в компании правило «ответ на email максимум на следующий рабочий день». Правило не всегда срабатывает, конечно, но в общем и целом действует.

          0
          0
  3. Слава

    САМЫЙ БОЛЬШОЙ ПЛЮС — что написано пером, не вырубишь топором (это и история решения вопроса, и показатели вежливости, адекватности, грамотности и т.д., и ДОКАЗАТЕЛЬНОСТВО, если что...)  😉

    1
    0
    1. Денис Денисов

      У меня в моей рабочей практике есть примеры, когда на мои письма некоторые коллеги принципиально не давали ответа (а он требовался именно в письменном виде), при этом при личном визите отвечали довольно бодро, но устно. Зафиксированные на бумаге слова — это ответственность, «ДОКАЗАТЕЛЬСТВО», как сказано выше. А этого сознательно избегали.

      0
      0
      1. Слава

        Ну... на данныйую изобретательность тоже есть свой рецептик — после всех словесно/вербальных излияний вашего визави, вы сами (не жалея времени и денег) садитесь за ПК и пишите е-мейл с копией всем заинтересованным сторонам с констатацией разговора — своеобразный такой «протокольчик», в котором почти все излагаете на 100% честно/истинно (ну вернее, почти на 100% 😉 ), с обязательной формулировкой в конце письма «Прошу высказать свои замечания/исправления вышеописанного, при отсутствии такового вышеописанное принимается как истина/обязательства/шаги к действиям и т.д.»

        Уверяю Вас (99.99% проверено на практике), если в тексте будут описаны те или иные обязательства вашего визави (а об этом вы именно и должны позаботиться), ему придется или ответить с корректировкой (корректно с его стороны будет также «ответить на всех»), или принять все за истину — а что как не данное является доказательством???  😉

        0
        0
  4. Слава

    НУ ВЫ ТОЖЕ СРАВНИЛИ, РЕБЯТА...  :-/

    в Cleverics я знаю только адекватно-лучших ребят со всех сторон... 😉

    не зря не раз там учился и не раз совместно в работе общался... Дай бог- не последние разы!!!

    0
    0
  5. Дмитрий

    Это действительно интересная практика. Однако, как мне кажется, важно знать меру, потому что повышение личной эффективности может привести к снижению эффективности команды.

    Такие эффекты наблюдаются и в жизни, и в специализированных тренингах. Например, есть очень простая и всем известная игра. в которой команде нужно как можно быстрее из случайно розданных фигур собрать набор квадратов. Важная деталь: каждый собирает свой квадат, но собрать как можно быстрее нужно квадраты всех членов команды.  Довольно быстро появляются лидеры, которые собирают свои квадраты. Однако затем выясняется, что их личная эффективность не обеспечивает успех всей команды, поскольку для общего финала необходимо обмениваться фигурами, в том числе теми, которые водят в казалось бы уже завершенные квадраты. Более того, стремясь как можно быстрее собрать свои квадраты, они мешают остальным, защищаясь от необходимости меняться фигурами, работая вместе.

    И потому у меня вопрос: как найти границу и вовремя остановиться? Как, не отвечая на звонки, не пропустить вопрос, который в обсуждении можно решить в несколько раз быстрее, чем итеративной перепиской? Как не допустить изоляции людей, которые должны быть союзниками и единомышленниками? Как не пропустить просьбу о помощи, которая кому-то может быть действительно необходима?

    1
    0
    1. Олег Скрынник Автор

      Дмитрий, спасибо за ценный комментарий, он добавляет к обсуждению очень важный момент.

      Действительно, меру надо знать. И можно предположить, что отдельные приёмы повышения личной эффективности могут негативно сказываться на эффективности командной. Особенно если предлагаемые меры представляют собой коммуникационный барьер. По этому поводу у меня есть два соображения — прошу дополнять/критиковать.

      Первое, про баланс. В моём случае телефон остаётся рабочим инструментом, ведь 600 минут в месяц куда-то уходят (это примерно полчаса каждый рабочий день, что для восьми рабочих часов не так уж мало). То есть речь не про отключение совсем, хоть в заголовке заметки так написано, а про несколько другое использование. Похоже, для меня это хороший баланс, и снижать дальше мне ни к чему. Вероятно, граница у каждого будет своя, но нащупать её вполне реально, и это не абсолютный ноль.

      Второе, про команду. На мой взгляд, наличие постоянной возможности в любой момент позвонить коллеге не сильно упрочняет команду. Открытые коммуникации очень важны, и для них есть много каналов. «Прерывающие» каналы вроде телефона, будучи использованными редко, лишь повышают использование остальных, «непрерывающих» каналов. Могу ошибаться, но мне кажется, что слаженная команда складывается из таких вещей, как общие цели, схожие жизненные принципы, общие достижения, общие неудачи, надёжность партнёра... Коммуникации в команде играют важную роль, но выдающиеся команды ведь были и до изобретения телефона, верно? Более того, есть примеры отличных команд, разнесённых по всему земному шару, не использующих телефон как основное средство коммуникации — те же упомянутые в заметке 37signals.

      Теперь по вопросам, которые Вы задаёте. Это очень правильные вопросы! Они становятся критичными, когда кто-то в команде возводит непреодолимый барьер в коммуникациях, «уходит в себя». Однако мне думается, что критичность вопросов будет сильно ниже, если а) барьер не тотальный, а касается частичных ограничений одного из каналов коммуникаций, б) такая практика работы с телефоном является не уникальной для одного сотрудника, а привычной для коллектива.

      Приведу свежий пример. В прошлую пятницу во второй половине дня я получил по email сообщение от Карины, нашего менеджера по работе с клиентами (в копии — Роман Журавлёв) о том, что в понедельник будет важная встреча с нашим ключевым клиентом, нужно готовить презентацию, ехать, выступать. Срочный вопрос? Ещё бы! Важный клиент? Слов нет. Можем пропустить? Ни в коем случае. А Роман читает учебный курс, поехать не сможет. Карина с понедельника в отпуске. Замечу: вопрос задан по электронной почте, не по телефону. Результат: всё было оперативно решено по электронной почте, работы перепланированы, выходные вычеркнуты, встреча состоялась, работаем дальше. Было ли негативное влияние на команду? Нет, конечно же. Напротив, умение решать подобные вопросы в рабочем режиме, ощущение плеча рядом, сделанное общее дело — всё это положительно влияет на команду. Телефон? Он оказался не нужен и не важен.

      Ой, как-то много написал. Пора останавливаться. Дмитрий, ещё раз спасибо за отличный акцент. Без него заметка была бы неполна.

      1
      0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ближайшие мероприятия

Зарегистрируйтесь, чтобы получить больше полезных знаний:

НОЯ
27
Учебный курс:
Основы ITIL (очно)
ДЕК
4