Почему отчеты надо писать, а не только считать

В формировании отчета о работе процесса или роли в процессе должен участвовать человек. Конечно можно формировать отчет автоматически и рассылать его всем заинтересованным лицам, но тогда вы теряете одну из наиболее важных составляющих — аналитику.

thinkЗа менеджера, старшего группы, координатора аналитическую работу не выполнит никакая система автоматизации. Может, она и увидит негативные тренды, но точно не сделает правильные выводы и не предложит мероприятия по совершенствованию. А без них отчет будет просто набором цифр, которые каждому читающему надо будет самостоятельно анализировать и делать выводы. Не факт, что без знания деталей ситуации выводы будут сделаны правильные, соответственно, не факт, что будут предложены правильные мероприятия. На практике же большинство отчетов будет просто проигнорировано.  

По этой же причине аналитика к отчетам должна добавляться на уровне, который оценивается. Например,  аналитику к отчету о работе группы должен добавлять старший группы. Это позволит ему и уделить внимание анализу того, как поработала его группа, и выводы сделать правильные, т.к. он обладает более детальной информацией о прошедшем периоде (чем были заняты, какие были нештатные ситуации и т.д.). Другой пример: система автоматизации показала, что все работы выполнены в срок, но старший группы может добавить, какой ценой это было обеспечено (переработки, снижение внимания к другим задачам и т.д.). Уровнем выше (например, менеджером процесса) выводы можно консолидировать и получить целостную картину не только в цифрах, но и в "человеческом" виде.

Если кроме выводов категории "все плохо, мы перегружены" участники процесса, отвечающие за определенные задачи, будут предлагать и мероприятия по совершенствованию, которые, на их взгляд, дадут результат (и это не будут только предложения "дайте еще людей"), то есть шанс получить развивающийся процесс, который не просто измеряется, но и совершенствуется. И эта задача должна лежать не только на плечах менеджера процесса, а поддерживаться всеми участниками процесса.

 

CleverKPI Разработка сбалансированной системы KPI:
 

от метрик процессов до dashboard’а ИТ-руководителя.
 

Узнайте больше!

Комментарии и мнения

  1. Grigory

    Для кого и зачем формируется отчет? Приведите пример.

    Если вести речь о "грязных данных", которые надо анализировать, то и отчет предназначен для того, кто это будет делать.

    Если в отчете содержатся ключевые моменты, на которые надо реагировать руководству, то это и должно передаваться as_is. И уже к нему можно добавить предложения по улучшению, но не вместо него или не в составе его (может приводить к замыливанию — все красное, но не переживайте, мы примем меры)

  2. Андрей

    Эх, опять поспорю! Всё зависит от метода нализа. Если анализ основан на ислледовании кофейной гущи, то да, без человека не обойтись. Если же для анализа используются научные методы, то они достаточно формализованы для того, чтобы быть автоматизированными. А автоматизированный анализ имеет целый ряд примуществ — автомат не забывает, не путает данные, у него не бывает плохого настроения и т.д. Более того, на рынке уже многие годы присутутсвуют инструментальные средства класса Business Rules Engine (BRE)(www.intalio.com/products/bpms/modules/), которые позволяют автоматически формировать ркомендуемые решения на основе анализа. Многие годы такие системы используются, на пример, в банковской и страховой сферах для оценки(анализа) рисков. Они обладают важной особенностью — позволяют утверждающему проследить логику принтия решения вплоть до исходных данных.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ближайшие мероприятия

Зарегистрируйтесь, чтобы получить больше полезных знаний:

СЕН
27
ОКТ
1