Сколько на самом деле занимает учёт рабочего времени

stopwatchC октября 2013 года я веду учёт собственного рабочего времени. Первые 13 недель, аккурат до конца года, он был довольно простым: я учитывал каждую потраченную минуту и относил её к одной из категорий (известный светофор руководителя "красное, жёлтое и зелёное время"). Это делалось сразу, как только одно дело закончено, при переходе к следующей задаче (а не в конце дня по памяти).

Выглядело это вот так:

timesheet1

При известной автоматизации упражнение оказалось несложным, но получаемая аналитика довольно скудной, поэтому с 1 января 2014 года я добавил отнесение потраченного времени по категориям (всего 18 штук), а также решил вести не сразу сводную таблицу, а полный листинг. Теперь исходные данные выглядят вот так:

timesheet2 

Таким образом, уже почти полтора года каждая потраченная на работу минута сразу же попадает в учёт. Переходим к вопросу из заголовка заметки: как вы думаете, сколько времени тратится на собственно учёт времени?

Ваши сотрудники, возможно, будут рассказывать вам, что очень много. Даже какие-то проценты называть, например: "на учёт времени будет уходить от 5 до 10% рабочего времени". Чушь полная, конечно же.

Ещё вам, возможно, будут говорить, что учёт будет более трудоёмким, если вводить несколько категорий, поэтому нужно всё очень упрощать. Тоже чушь.

Отдельные сотрудники, возможно, скажут, что учитывать время в онлайн-режиме невозможно, и лучше в конце дня по памяти записать чем занимался. Это не просто чушь, а деградация идеи учёта времени чуть более, чем полностью. К примеру, я помню случай, когда один сотрудник по итогам месяца заявил в отчёте 215% собственной загрузки за месяц, после вопроса "сколько-сколько?!" число уменьшилось до 125%, а после чуть более детального анализа — до 85%.

Итак, сколько времени отнимает сам учёт времени?

У меня за весь 2014 год на эту бесконечно трудоёмкую задачу ушло суммарно 6:04 (шесть часов четыре минуты). Что составляет 0,32% (ноль целых тридцать две сотых процента) всего рабочего времени за год.

Два полезных вывода:

  1. Нет так страшен чёрт, как его малюют.
  2. Пока сам не попробуешь — не узнаешь.

А если вы ведёте учёт времени, то сколько он занимает у вас?

 

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someone

CleverKPI Сбалансированная система управления информационными технологиями по KPI

Измерение и оценка эффективности ИТ-процессов, проектов и услуг.
 

Узнайте больше!

Комментарии и мнения

  1. ZW

    > У меня за весь 2014 год на эту бесконечно трудоёмкую задачу ушло суммарно 6:04 (шесть часов четыре минуты). Что составляет 0,32% (ноль целых тридцать две сотых процента) всего рабочего времени за год.

     

    Как считали?

  2. Руфат

    Уважаемый Олег! Удивлён такой постановкой вопроса и одновременным замесом с отчётностью по списанию рабочего времени.

    При отсутствии в компании системы учёта с актуальным справочником работ для исполнителей эта задача превращается в ненавистное действо, которое отнимает от 5 до 10% рабочего времени.

    Учёт лично для себя занимает 3-4 минуты в день.

     

        1. Олег Скрынник Автор

          C помощью чрезмерной и излишней бюрократии можно испортить любое полезное начинание, будь то регистрация обращений, внутренняя спецификация ИТ-услуги или еженедельный отчёт о работе какого-либо процесса.

          Учёт рабочего времени, на мой взгляд, не является чем-то особенным.

      1. Руфат

        1) учёт потраченного времени исполнителем, назначенным на задачу с необходимостью самостоятельно классифицировать тип работы и добавить описание выполненной деятельности или описание результата.

        Обычно происходит в некоторой информационной системе или с помощью "подручных средств" типа электронной таблицы любого производителя.

        Предварительно была оценка затрат на создание системы отчётности, обучение и т.п.

        В зависимости от ловкости отчитывающихся, неизменности требований к наполнению и форме отчётности происходит существенная оптимизация затрачиваемого времён на такую задачу. 

        2) для себя — это когда время на разработку и тюнинг системы отчётности не учитывается в общих затратах на учет, но есть четкое понимание зачем и что учитывать.

        А всё остальное конечно же чушь 🙂

        1. Олег Скрынник Автор

          Итак, можно выделить два ключевых отличия: фиксирование результатов работы и трудозатраты на создание/внедрение/обучение.

          В своём учёте я действительно не фиксирую результаты. Мои справочники категорий просты и почти все видны на скриншоте с примером:

          — суть работы (задача)

          — категория (одна из 18-ти)

          — цвет (один из трёх)

          — направление бизнеса (новый справочник, с ним экспериментирую с 2015 года)

          Колонки даты, номера недели и потраченного времени заполняются автоматически при нажатии кнопки "Учесть время".

          Согласен, что если бы я как-то описывал ещё и результат выполнения работы, то времени уходило бы существенно больше.

          Далее, про трудозатраты на внедрение: в моём случае время до донастройку инструмента входит в те шесть часов, получившихся за год. Потому что и учёт прост, и инструмент несложен (и учёта, и инструмента достаточно для решения задачи).

          В случае чего-то более масштабного, однако, я бы отделял трудозатраты на внедрение от трудозатрат на использование, примерно как обычно отделяют капитальные и операционные затраты.

           

          1. Ivan Krouglyi

            Предыдущий комментарий не опубликовался, а жаль — там текста на полстраницы.Видимо как-то криво (возможно у меня) работает "connect with facebook" — форма принимает комментарий и молча его проглатывает — без ошибок и без публикации комментария 🙂 Попробую без авториации:

             

            Коротко: что дальше делать с результатами учета (в вашем примере)?  Зачем нужно знание "занимался маркетингом 10 часов в месяц"? К чему привязывать?

             

            п.с. Олег, подскажите по светофору — в голове что-то вертится, а в гугле не находится (ссылает на данную статью). Для "цветовой дифференциации" можно выбрать разные критерии, заинтересовало.

            1. Олег Скрынник Автор

              Про публикацию комментариев: никак не можем найти работающий плагин, все какие-то кривые. Отключил совсем.

              Про светофор: Иван, вот короткое видео, в нём описана идея. Мы подробности узнавали от первоисточника, так что где детальнее посмотреть-почитать, к сожалению, не подскажу.

              Про "зачем нужно": знание прошлого в цифрах, а не в ощущениях, позволяет предсказывать будущее. Две побочные, но важные возможности: дисциплина (в том числе самодисциплина) и работа с целями (как минимум понимать достижимость). Время — такой же ограниченный ресурс, как финансы. Если денег очень много, можно их не считать. Если мало — приходится что-то придумывать.

              1. Ivan Krouglyi

                Спасибо (за ссылку) — была мысль про стратегию\на перспективу.

                 

                По привязыванию к целям — я потому и спросил сразу (и в двух неопубликованных комментарих )) как привязывать? 🙂 Условно говоря (для управления по целям) есть у нас цель, стратегии для ее достижения (кадровая, маркетинговая, производственная, финансовая и пр. и пр.), целевые показатели, декомпозиция на задачи для их достижения — и как мне теперь туда 10 часов маркетинга прилепить ? 🙂 Или под категорией и понимается конкретная цель?

                1. Олег Скрынник Автор

                  Цель — очень "широкое" слово, как и стратегия. Под целями можно понимать совершенно разные вещи.

                  Товарищ в примере по ссылке рассказывает про одну из целей: увеличить жёлтую зону за счёт красной. Это очень непростая цель, и наличие измерений хоть немного, но упрощает достижение. Подобную цель я себе ставил, и учёт времени помог.

                  Есть другой пример, не про "светофор", а на уровень ниже: в первые годы работы нашей компании у меня очень много времени уходило на маркетинг и продвижение (грубо — больше трети рабочего времени). Заниматься маркетингом можно бесконечно, но в последующие годы мне нельзя было позволять себе такие "расходы". Цель: сократить собственное участие в маркетинге при полном выполнении всех запланированных работ, мероприятий, взаимодействий и так далее. Сложная задача. Учёт времени помог её решить, опираясь не на ощущения, а на данные.

                  То есть речь не про глобальные цели компании, а про те, что связаны с рабочим временем руководителя.

    1. ZW

      которое отнимает от 5 до 10% рабочего времени.

      Должен заметить, что вероятностные оценки, которые человек пытается дать на основе своих ощущений, как правило не верны. Это результат особенностей человеческого мозга.

    1. Олег Скрынник Автор

      Для учёта я пользуюсь Excel с парой макросов, его вполне хватает. Для анализа с красивыми графиками и диаграммами использую QlikView.

      Но у меня нет задачи сводить вместе сто таблиц от сотрудников — в таком случае Excel уже был бы неудобен.

       

  3. Sergey Usik

    Вел почти год такой учет для себя. И почти два года следил за учетом рабочего времени в рамках компании и для нужд компании, причем не в ИТ подразделениях.

    Статистика получалась примерно следующая.

    1. на цели "личного" учета времени в день уходило от 5 до 25 минут. т.е. от 1% до 5-6% рабочего времени. Такой большой разброс вызван разной продолжительностью рабочего дня и неравномерностью количества задач, между которыми приходилось переключаться за день. В среднем на одну запись о затраченном времени уходило около 30 секунд, учет велся у екселе.

    2. В организации учет времени велся для распределения времени и, соответственно, ФОТ, между проектами. Вторичной была задача "посмотреть кто что делал". Реализовано было в обычном списке на шарепоинте, в заполнении участвовало около 100 человек. Накладные расходы опять же зависели только от количества задач, на которые дробилось время. Меньше всего накладных было у проектировщиков — они за день делали одну-три записи и тратили, соответственно, до 3 минут в день (0,1-0,6%). Больше всего накладных было у закупщиков — до 15 минут в день, т.е. до 3%. 

    10% накладных расходов на ведение учета временных затрат это очень сильно и очень эмоционально завышенная оценка. Хотя и 0.32% это на мой взгляд очень хороший, так сказать эталонный результат. Подозреваю, что рабочий день Олега не 8 часов 🙂

    1. Олег Скрынник Автор

      10% накладных расходов на ведение учета временных затрат это очень сильно и очень эмоционально завышенная оценка. Хотя и 0.32% это на мой взгляд очень хороший, так сказать эталонный результат. 

      Сергей, спасибо за развёрнутый комментарий. Интересно.

      Про 0,32%: да какой из меня эталон? 🙂 Мне кажется, что важно не полученное значение, а порядок величины. Я слабо представлял себе сколько может занимать учёт времени, пока не попробовал. Теперь — представляю.

  4. Роман Люблинский

    Больше года пользуюсь сервисом www.rescuetime.com — учет ведется автоматически, поэтому вообще не трачу на это время 🙂 Очень удобно и практично. На начальном этапе требуется незначительное соотнесение активностей с категориями, которые система не знает. Потом просматривая еженедельный отчет, приходящий на эл. почту, изредка появляется желание уточнить или поменять категорию. Делается в пару кликов. Очень рекомендую! Это не реклама 🙂

    Сам долго искал как вести учет и оценивать свою эффективность, пока не натолкнулся на этот ресурс. В итоге даже купил платную подписку. Что это добавляет — прочитаете, если заинтересуетесь 🙂

    1. Олег Скрынник Автор

      Больше года пользуюсь сервисом www.rescuetime.com — учет ведется автоматически, поэтому вообще не трачу на это время 🙂 Очень удобно и практично.

      Роман, можете показать пример отчёта? У меня есть сомнения, что автоматический учёт может корректно и разумно соотнести активное приложение и решаемую в данный момент задачу. Например, MS Word / Excel используются для многих дел и разных документов. Chrome — тоже. Skype — тем более.

      Да и по мобильному нынче много вопросов решается — как это время учитывается инструментом?

      1. Роман Люблинский

        MS Word / Excel используются для многих дел и разных документов. Chrome — тоже. Skype — тем более.

        Олег, вы правы. Учет учету рознь. Такой детализации, конечно нет. Инструмент соотносит используемую программу/вебсайт (activity) к определенной категории (это настраивается). Каждую активность можно ранжировать как нейтральную/полезную/отвлекающую.

        Соотнесение программ к проектам по ключевым словам в заголовках в бета версии и как-то давно и глухо недоразвито ))

        Тут кому что требуется. Мне достаточно видеть по категориям. Детальный учет по задачам не веду. Я манагер, не исполнитель — это тоже нужно учитывать 🙂

        Да и по мобильному нынче много вопросов решается — как это время учитывается инструментом?

        Есть клиент для Android-а. Под iOS обещают выпустить — жду-с.

  5. Alexey Yusov

    Олег, не расскажете чуть подробнее про цвета времени или просто куда смотреть-читать?

    И кстати, подтверждаю баг про отправку сообщений от имени фейсбучного акккаунта.

    Видимо как-то криво (возможно у меня) работает "connect with facebook" — форма принимает комментарий и молча его проглатывает — без ошибок и без публикации комментария

     

  6. Alexey Yusov

    Олег, спасибо как за видео (всё прозрачно стало), так и за ликвидацию ада :). Когда в браузере открыт фейсбук, он ведь, редиска, сам вроде как авторизует. Пишешь-пишешь — хлоп, и грусть!

  7. Павел Солопов

    Олег, а можешь подробней расписать как ты ведёшь учёт времени. С точностью до опреаций, так сказать. У меня по прочтению сложилась примерно такая картина:

    — Прислали договор по мэйлу.

    -Открыл эксель. Запустил таймер.

    -Открыл договор. Изучаешь.

    -Звонит телефон. Смотришь кто. Старинный институтский товарищ.

    -Зашёл в эксель, остановил таймер. запустил таймер на новую категорию.

    -Ответил на звонок. Поговорил.

    -Положил трубку. Зашёл в эксель перезапустил таймер. Вернулся к договору.

    -Закончил с договором. Решил пойти налить чаю. Зашёл в эксель, перезапустил таймер.

    -По дороге за чаем встретил РЖ, обсудили планы по развитию курсов в офисе.

    -Налил чаю. Вернулся на рабочее место. Открыл эксель. Остановил таймер "Чай", внёс корректировку на время потраченно ес РЖ на обсуждение курсов.

    -Запустил таймер следующей задачи. Приступил к задаче.

     

    Я если что не стебусь, просто мои соображения по поводу организации учёта всегда упираются в то, как все эти переключения отследить и не забыть зафиксировать...

     

    1. Олег Скрынник Автор

      Павел, в целом всё так и происходит, за исключением того, что чай, обед, санитарные паузы и дорога на работу/с работы в рабочее время не попадают. Я считаю только чистое рабочее время.

      Очень большая часть работы делается за компьютером, где Excel с файлом учёта постоянно открыт. Нажать на кнопку, фиксирующую время, не сложно.

      Когда компьютер далеко (например, между встречами), то записываю на бумажке, потом вношу в Excel.

      1. Павел Солопов

        А если что-то забываешь учесть? К примеру, переключился с одной задачи на другую, а в экселе переключить забыл. Какая-то твоя персональная методика для таких случаев есть?

        Или когда относительно параллельно над двумя задачами работаешь?

        1. Олег Скрынник Автор

          Если забыл — сидишь, вспоминаешь. Смотришь журнал звонков в телефоне, папку "Отправленные в Outlook"... Быстро понимаешь, что лучше не забывать 🙂

          А параллельные задачи, всё же, не ко мне. Это тов. Юлий Цезарь умел, нам не дано.

  8. Павел Солопов

    Я, кстати, для себя лично сбацал мобильное приложение, для учёта трудозатрат. Но оно скорее ориентировано на учёт в конце дня и отчётности перед РП, но можно и допелить. Если что можем скооперироваться, твоё ТЗ, моя разработка. 🙂

    Это у меня новое хобби такое — приложения под андроид делать. 🙂

    1. Олег Скрынник Автор

      Хорошее хобби. Можно сделать ровно то, что хочется. Я как-то пару лет назад развлекался с Ruby on Rails, вспоминал как программировать. Заодно простенькое приложение-задачник сделал, теперь туда все дела записываю, чтобы не забыть.

  9. Сергей Хитрин

    Учет рабочего времени — штука очень полезная, особенно при условии, что сам процесс учета гибкий (учитывает время проведенное за компьютером, и "offline" — на встречах, на телефоне, ...), сам по себе не занимает времени, и одновременно с этим предоставляет достаточный уровень аналитики. 

    Последние почти три года тоже ежедневно контроллирую время — перепробовал несколько продуктов, в частности тоже начинал с RescueTime (здесь описаны мои эксперименты - http://serhit.livejournal.com/25529.html) но уже год назад остановился на расширении для JIRA (подробнее здесь http://serhit.livejournal.com/64369.html) и с тех пор постоянно использую сам, и коллег "подсадил".

    Анализ данных по отработанному времени дает очень интересные результаты. Например всегда можно посмотреть, сколько занимают "маленькие поручения", сколько реально проводишь времени над определенными типовыми задачами, сколько реально человек работает в день — все это очень помагает в процессе планирования проектов и оценке трудозатрат.

    И еще одно ... По моим собственным наблюдениям, от формального учета рабочего времени, как правило отлынивают люди, которые ничего не делают 🙂 В тоже время, специально и самостоятельно занимаются учетом рабочего времени люди перегруженные или чуствющие, что их недооценивают (это, кстати, перекликается с комментариями психологов на эту тему — читал как-то в книге по мотивации персоонала). Так что учет рабочего времени вашими сотрудниками (а особенно, если он не навязанный, а самостоятельная инициатива), еще и хороший мотивационный индикатор.

    1. Олег Скрынник Автор

      Сергей, привет! Рад слышать/видеть/читать.

      Спасибо за подробности, интересно. Согласен по всем пунктам: и по анализу результатов, и по наблюдениям за теми, кто никак не хочет фиксировать время и отчитывается в масштабах "дней", а не часов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Empty