CMDB: как начать доверять финансовой информации?

Принятие_решения_2Каждый проект по внедрению процесса управления активами и конфигурациями по-своему индивидуален. В каждом проекте формируются какие-то свои ключевые задачи и особым образом расставляются приоритеты. Построенные технические решения учитывают какую-то определённую специфику заказчика.

Завершённый на днях очередной проект, в рамках которого был реализован комплексный процесс управления активами и конфигурациями, не явился исключением. И если в предыдущих проектах акцент, зачастую, смещался в сторону задач материального учёта и анализа взаимного влияния конфигурационных единиц, то в данном случае в качестве одного из главных преимуществ от внедрения процесса заказчик видел возможность получения сводной финансовой информации об ИТ-активах. Что абсолютно логично, но отнюдь не всегда легко достижимо, как показывает практика. Давайте немного поговорим о том, какие сложности возникают на пути к финансовой модели услуг, базой для которой является, конечно же, грамотно построенная CMDB и обслуживающий её комплекс процессов.

Во-первых, необходимо решить, при выполнении каких условий мы сможем доверять той финансовой информации, которую ожидаем получать на основе данных CMDB. Ведь по умолчанию наши ITSM-системы не являются первоисточником финансовых данных, а значит, мы очевидным образом будем зависеть от неких технических решений, обеспечивающих обмен информацией с информационными системами (ИС) бухгалтерского учёта, а также с учётом договоров. Любая интеграция, как известно, имеет светлую сторону в виде минимизации ручного ввода и тёмную в виде сложностей при обеспечении консистентности данных. Данная ситуация усугубляется различиями в детализации учёта финансов во всех трёх классах ИС. Например, в ИС учёта договоров может полностью отсутствовать как таковая спецификация в виде перечня закупленных или обслуживаемых позиций. При этом в системе бухгалтерского учёта может не осуществляться учёт нематериальных активов, а объекты инфраструктуры могут для целей учёта группироваться в комплекты, состав которых описывается в текстовом поле "Комментарий". Как же департаменту ИТ, находящемуся "между двух огней", обеспечить себе возможность получения данных о затратах на конфигурационную единицу, таких, как:

  • закупочная стоимость;
  • стоимость сопровождения, привязанная к периоду;
  • затраты на негарантийные ремонты;
  • затраты на расходные материалы и комплектующие;
  • затраты на лицензии ПО.

Помимо собственно организационно-технического решения, построенного вокруг ITSM-системы, необходимы инструменты, позволяющие осуществлять сверку финансовой информации, поступающей из других систем учёта. Например, некие "сверочные" отчёты. Причём, автоматизация такой сверки может оказаться затруднительной, если имеют место договоры в валюте, отличной от национальной. Необходимо также регламентировать в ролевой модели процесса структуру ответственности за обеспечение консистентности финансовой информации.

В общем, вопрос крайне интересный. Консистентность финансовой информации в CMDB даёт нам возможность заложить надёжный фундамент для построения, в дальнейшем, подробной финансовой модели услуг.

Поэтому очень хотелось бы услышать о вашем опыте, уважаемые коллеги! Поделитесь, пожалуйста, своими идеями и опытом — как же начать доверять финансовой информации в CMDB?

ITIL ITIL Practitioner — новый учебный курс 2016

Правильный следующий шаг после ITIL Foundation.
 

Узнайте больше!

Комментарии и мнения

  1. Алексей Юсов

    В правильно заданном вопросе содержится более половины ответа ))

    какие сложности возникают на пути к финансовой модели услуг, базой для которой является, конечно же, грамотно построенная CMDB и обслуживающий её комплекс процессов

    Да особо не каких, если CMDB и комплекс процессов построены не то чтобы даже очень грамотно, а просто построены средне, и они работают.

    А далее всё просто. У нас есть связка  Услуга — КЕ. Посколько все приходные документы на ИТ-КЕ проходят через ИТ, нет проблем заводить сразу с данными о стоимости и периоде амортизации. Лицензии по этой же схеме.

    Все затраты на поддержку по Услугам можно посчитать из Инцидентов и Запросов.

    Не вижу проблем сделать регламентный отчёт с расчётом амортизационной стоимости КЕ и стомости затрат на поддержку по Услуге на базе связей.

    Проблемы начинаются тогда, когда Заказчик начинает хотеть видеть разрезы стоимости услуг по подразделениям. А данных по потреблению услуг нельзя посчитать. Но и это решается не запредельными трудами.

    1. Дмитрий Исайченко

      А далее всё просто. У нас есть связка  Услуга — КЕ. Посколько все приходные документы на ИТ-КЕ проходят через ИТ, нет проблем заводить сразу с данными о стоимости и периоде амортизации. Лицензии по этой же схеме.

      Все затраты на поддержку по Услугам можно посчитать из Инцидентов и Запросов.

      Идеологически — да, все просто. Но дьявол-то в мелочах, а мелочей здесь достаточно:

      1. необходим учет использования расходных материалов и комплектующих, ведь их стоимость относится на ту или иную КЕ не в момент заведения приходных документов. Аналогично требуется учет использования лицензий на ПО;

      2. связи услуги-КЕ в реальной архитектуре всегда многоуровневые, поэтому расчет получается многоступенчатым, например по МВЗ;

      3. для разнесения косвенных затрат требуются экономически обоснованные драйверы и расчет их значений. Для использования ПО, например, это требует понимания, кем и как (в цифрах) оно используется. Для стоимости серверного оборудования — что и сколько (в цифрах) на нем вертится / хранится;

      4. для учета в ТСО стоимости персонала потребуется операционный каталог и ФСУ.

      Проблемы начинаются тогда, когда Заказчик начинает хотеть видеть разрезы стоимости услуг по подразделениям

      А без разрезов (различных — не только по потребителям услуг, но и, например, филиалам, видам затрат и так далее) этот расчет вообще не очень нужен, поскольку ИТОГО действительно есть всегда (в бухгалтерской системе). Но расчет нужен не сам по себе, а как основа для управления затратами, которое возможно постольку, поскольку вы видите эти зараты в разрезах, получаете возможность сравнивать, аналилизровать.

      В итоге "все просто" на практике превращается во "все довольно непросто".

  2. Сергей

    Вопрос в том, что считать затратами, которые нужно учитывать. Из перечисленного списка

    закупочная стоимость;

    стоимость сопровождения, привязанная к периоду;

    затраты на негарантийные ремонты;

    затраты на расходные материалы и комплектующие;

    затраты на лицензии ПО.

    У нас три выделенных пункта попадают первоначально в CMDB и только потом в бухгалтерскую систему, так что затраты сразу есть. Аналогично можно учитывать затраты на ремонты — нет ничего сложного в том, чтобы привязать счета за ремонты к активам/КЕ. Но пока такой задачи не стояло. На фоне остальных затрат это копейки. 

    Самое интересное, это стоимость сопровождения. Что считать стоимостью и что есть сопровождение? На первый взгляд, все упирается в учет рабочего времени в привязе к КЕ. Другой вопрос — зачем это делать? Бизнес интересует только ИТОГО. В детали никто не хочет вникать.

    1. Алексей Юсов

      Самое интересное, это стоимость сопровождения. Что считать стоимостью и что есть сопровождение? На первый взгляд, все упирается в учет рабочего времени в привязе к КЕ. Другой вопрос — зачем это делать? Бизнес интересует только ИТОГО. В детали никто не хочет вникать.

      Если не считать "детали", то "ИТОГО" будет взять неоткуда.

       

      1. Сергей

        Весьма спорное утверждение.

        ИТОГО есть всегда. Иногда возникает необходимость проанализировать из чего сложилсь это "итого"... и вот тут начинает возникать самое интересное. По каким аналитиам разбивать, в каких разрезах смотреть, какие затраты относить на какую аналитику и в каких пропорциях. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ближайшие мероприятия

Зарегистрируйтесь, чтобы получить больше полезных знаний:

ИЮН
26